Dashboard

Linke Navigation

• Zugriff auf Administration, Stöbern in allen Dokumenten, Dokumentvorlagen, die persönliche Ablage sowie eine Schnellübersicht der gespeicherten Suchen

Logo

• Klick auf das Logo führt zum Dashboard

Sprachumschalter

• Einstellung der Dokumentsprache und -anzeige nach einer Suche

Neues Dokument

• Erstellt ein neues Dokument
• Erstellt ein neues Dokument optional aus einer bestehenden Vorlage

Notification Bubble

• Zeigt die Anzahl aller ungesehenen Benachrichtigungen an

Suche

• Durchsucht alle Dokumente im System

Schnellzugriff

• Persönlich bearbeitbarer Bereich: Hier können oft genutzte Kategorien angezeigt werden. Mit einem Klick auf eine Kategorie erscheinen alle Dokumente dieser Kategorie.

Zuletzt verwendet

• Zuletzt von mir verwendete Dokumente (Standardeinstellung)

Gespeicherte Suchen

• Von mir oder für mich gespeicherte Suchen

Seiten-Navigation

• Schnellnavigation für das Dashboard

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Suche

• Volltextsuche aller indexierter Dokumente inklusive Anhänge. Technologie: ElasticSearch
• Suchvorschläge während der Eingabe
• Vielfältige Filtermöglichkeiten, Sortierung der Suchergebnisse
• Priorisierung von neuen Inhalten (an-/ausschaltbar)

Suche speichern

• Nach einer Suche kann diese mit allen eingestellten Filtern mit dem Button Suche speichern gespeichert werden
• Dazu muss der Name der Suche eingegeben und ausgewählt werden, ob die Suche nur für mich oder für Gruppen gespeichert werden soll
• Optional kann die Suche auf dem Dashboard angezeigt werden. Wird die Suche für Gruppen gespeichert, bekommen sie diese auch auf dem Dashboard angezeigt
• Wird die Option „auf Dashboard anzeigen“ nicht ausgewählt, erscheint die gespeicherte Suche im linken Menü

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Administration

Personen verwalten

• Personen einladen
• Gruppen, Rollen und Berechtigungen einer Person bearbeiten

Gruppen verwalten

• Gruppen von Personen bearbeiten, die Dokumente lesen, editieren oder prüfen können
• Verwalten den Zugang zu Dokumenten
• Unbegrenzte Anzahl neuer Gruppen möglich
• Unbegrenzte Anzahl von Personen zuweisbar
• Arbeitsgruppen
  • Definieren Zugriff auf Dokumente für alle Personen einer Gruppe (Lese- & Schreibrechte) direkt am Dokument
• Prüfgruppen
  • Zuständige für die Freigabe von Dokumenten, am Dokument zuweisbar

Rollen & Berechtigungen

• Frei definierbare, unbegrenzte Anzahl an Rollen
• Freie Kombination aus folgenden Rechten möglich:
  • Kommentieren
  • Aufgaben bearbeiten
  • Dokumente bearbeiten
  • Ungeprüfte Dokumente veröffentlichen
  • Kategorien bearbeiten
  • Dokumente sofort prüfen/freigeben
  • Gruppen & Rollen bearbeiten
  • Zugriff auf Papierkorb des Systems
  • Archiv einsehen
  • Wissensblitz erstellen
  • Lesebestätigung aktivieren und einsehen
  • Dokumentvorlagen bearbeiten
  • Dokumenteigenschaften bearbeiten
  • Öffentliche gespeicherte Suchen bearbeiten
  • Personen bearbeiten
  • Super-Administration
• Standardrollen: Verwalter (Verwaltung der Instanz), Administrator, Editor, Reader

Kategorien

• Zwei Hierarchie-Ebenen: Kategorie-Typen und Kategorien
• Unbegrenzte Anzahl an Kategorie-Typen möglich
• Unbegrenzte Anzahl an Kategorien möglich
• Kategorien sind am Dokument frei kombinierbar
• Kategorien erleichtern das Auffinden der richtigen Information

Dokumenteigenschaften verwalten

• Neben den standardmäßig voreingestellten Dokumenteigenschaften (breite Ansicht, Dringend, Neuigkeit) können hier eigene Dokumenteigenschaften angelegt werden.

Instanz verwalten

• Firmeninformationen verwalten
• Dokumentsprachen einstellen
• Logo-Anzeige verwalten
• Voreinstellungen
  • Anzeigename der Instanz
  • Wiederherstellung von Standard-Einstellungen
  • Aktivieren / Deaktivieren des Wissensblitzes
  • Editor wechseln
  • initialen Editor festlegen (Markdown/HTML)
  • Einstellungen zur Gültigkeit
  • Einstellungen zur Anzeige von PDFs
  • Vorhaltezeit im Papierkorb
  • Dokumentsperre im Editor
  • Gravatar Einstellungen
• Indexierung aller Dokumente

Papierkorb des Systems

• Im Papierkorb des Systems liegen alle Dokumente, die von allen Benutzern in den Papierkorb gelegt worden sind und sich noch in der eingestellten Vorhaltezeit befinden, bevor sie endgültig gelöscht werden. Man benötigt eine spezielle Berechtigung, diesen Papierkorb einzusehen. Die Vorhaltezeit von Dokumenten kann unter Administration > Instanz verwalten > Voreinstellungen > Vorhaltezeit im Papierkorb eingestellt werden.

Account verwalten

• Übersicht Personen, Speicherplatz und Lizenzen der Instanz
• Verwalter bearbeiten
• Account löschen

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Dokumente

Ansicht

Metadaten

• Versionsnummer zuletzt bearbeitet am, zuletzt bearbeitet von, ID, Dokumentstatus (Entwurf, geprüft etc.))

Inhaltsverzeichnis

• Listet alle als Überschriften formatierten Inhalte mit der Möglichkeit, direkt zur Überschrift zu springen

Bilderverzeichnis

• Listet alle im Dokument verwendeten Bilder mit der Möglichkeit, direkt zum Bild zu springen

Danke

• Sendet E-Mail mit Dankesnachricht für eine Dokumentversion

Beobachten

• Wenn aktiviert, wird der User benachrichtigt, wenn eine neue Version veröffentlicht wird

PDF herunterladen

• PDF wird in neuem Tab zur Ansicht geöffnet

Sprache löschen

• Löscht die jeweilige Sprachversion des Dokuments

Versionen

• Öffnet den Versionsvergleich, mit der Möglichkeit, jede Dokumentversion mit jeder anderen Dokumentversion zu vergleichen

Anhänge

• Unbegrenzte Anzahl von Anhängen möglich, Unterstützung nahezu aller Dateitypen, sortierbar, in Dokumentinhalt einfügen, herunterladen

Aufgaben

• Einmalige und wiederkehrende Aufgaben einer Person oder einer Gruppe zuweisen

Kommentare

• Kommentar zum Dokument verfassen, User erwähnen

Zugehörige Dokumente

• Auflistung von Matterial Dokumenten, auf die im vorliegenden Dokument verlinkt wurden. Auflistung von Matterial Dokumenten, die auf das vorliegende Dokument verlinken.

Änderungshistorie

• Auflistung aller Änderungen am Dokument bis zum nächsten Speichern

Archivieren

• Dokument wird archiviert und standardmäßig aus den Suchergebnissen entfernt, erhält das Label „archiviert“

in den Papierkorb

• Dokument wird in den Papierkorb gelegt und nach einer definierbaren Vorhaltezeit aus dem System gelöscht

Duplizieren

• Duplikat des vorliegenden Dokuments wird angefertigt

Als Vorlage verwenden

• Dokument wird zur Vorlage umgewandelt

zur persönlichen Ablage hinzufügen

• Dokument wird zur persönlichen Ablage hinzugefügt

Bearbeitung

HTML WYSIWYG

• HTML-Editor mit allen gängigen Formatierungsfunktionen, basierend auf TinyMCE. Im Editor erscheinen Dokumente schon so formatiert wie in der Dokumentansicht.

Markdown

• Editor mit Markdown Formatierungsfunktionen, basierend auf CodeMirror. Simples Formatieren mit Formatierungszeichen oder über eine Toolbar.

Editor

• Textbasierter Editor mit der Möglichkeit, Bilder, Tabellen, PDFs, Video, Audio und Download-Dateien direkt einzubetten.

Anhänge

• Dateien können direkt per Drag & Drop in den Dokumentinhalt gezogen werden. Sie erscheinen dann auch in der Anhänge-Sektion.

Aufgaben

• Dokumentbezogene Aufgaben können am Dokument Einzelpersonen oder Gruppen zugewiesen werden. Es können einmalige oder in Intervallen wiederkehrende Aufgaben angelegt werden.

Kommentare

• Kommentare gelten immer für das gesamte Dokument. Per „@“ werden Personen einem Kommentar hinzugefügt und benachrichtigt.

Verantwortliche Person

• Jedem Dokument kann eine verantwortliche Person zugewiesen werden. Sie erscheint in der Dokumentansicht. Von ihr kann Expertenwissen erfragt oder Ergänzungen angefordert werden.

Kategorien

• Setzen der Kategorien des Dokuments mittels Suchvorschlägen oder als Auswahl aus allen Kategorien.

Dokumenteigenschaften

• Setzen der Dokumenteigenschaften (z.B. „dringend“ oder „Neuigkeit“) an das Dokument – erscheint entsprechend in den Suchergebnissen und auf dem Dashboard markiert.

Berechtigungen

• Festlegen des Zugriffs auf das Dokument (Lese-/Schreibberechtigung) für Gruppen oder Einzelpersonen.

Lesebestätigung

• Aktivierung der Lesebestätigung für die berechtigten Gruppen oder Einzelpersonen. Eine Anfrage für die Lesebestätigung wird per E-Mail verschickt und im System als Anfrage markiert.

Verfügbarkeit

• Archivierung ab sofort oder ab einem bestimmten Datum. Einstellung der Gültigkeit des Dokuments.

Wissensblitz

• Unten rechts befindet sich der Wissensblitz-Button. Er ist in den Einstellungen ausblendbar
• Mit dem Wissensblitz können rudimentäre Dokumente schnell und zu jeder Zeit erstellt werden, um sie später auszuarbeiten
• Es können auch einfach Dateien wie Bilder o.Ä. hinzugefügt werden
• Wenn ich das Wissen bei jemandem anfordern möchte, wähle ich die entsprechende Person oder Gruppe aus. Sie bekommt dann eine Aufgabe zugewiesen, den Wissensblitz zu einem Dokument auszubauen
• Wähle ich niemanden aus, wird eine Aufgabe für mich persönlich erstellt, dass der Wissenblitz noch zu einem Dokument ausgearbeitet werden sollte

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Versionsvergleich

• Möglichkeit, jede Version des Dokuments mit jeder anderen Version zu vergleichen. Beide Versionen werden nebeneinander dargestellt. Entfernte Elemente sind rot markiert, neu hinzugefügte sind grün markiert, Änderungen sind blau markiert. Mit dem Änderungsverzeichnis kann zur jeweiligen Änderung gesprungen werden. Auf den Versionsvergleich kann entweder über die Metadaten „Version X“ im Headerbereich eines Dokuments oder über den Knopf „Versionen“ direkt unter dem Dokument zugegriffen werden.

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Benachrichtigungszentrum

• Zugriff über Dashboard > Profilbild rechts oben

Dringend

• Alle Dokumente, für die ich Zugriffsrechte habe und die kürzlich als „dringend“ markiert wurden. Die Notification Bubble wird rot statt gelb angezeigt.

Neue Dokumente

• Alle Dokumente, die kürzlich neu eingestellt wurden und noch von mir ungelesen sind

Favoriten

• Alle Dokumente, die ich als „Favorit“ markiert habe

Erwähnt

• Alle Dokumente, in denen ich per „@“ in einem Kommentar erwähnt wurde

Lesebestätigung

• Alle Dokumente, für die eine Anfrage zur Leseberechtigung an mich eingestellt wurde, die ich noch bestätigen muss

Erstellte Aufgaben

• Alle von mir erstellten Aufgaben

Aufgaben

• Alle Aufgaben, die mir zugewiesen wurden

Wissensblitze

• Alle Wissensblitze, die mir zugewiesen wurden

Verantwortlich

• Alle Dokumente, für ich als Verantwortliche*r markiert wurde

Prüfungsanfragen

• Alle Prüfungsanfragen an mich, die noch ausstehen

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Benachrichtigung per E-Mail

Nutzer werden nur per E-Mail über die Veröffentlichung eines Dokuments informiert, wenn sie dem Dokument folgen (direkt oder über eine Kategorie). Für initial veröffentlichte Dokumente wird also keine E-Mail Benachrichtigung verschickt. Sie werden aber in ihrem Benachrichtigungszentrum in der Software darüber informiert unter „Neue Dokumente“.

Soll eine Person oder Gruppe über ein initial veröffentlichtes Dokument per E-Mail informiert werden, so muss die Lesebestätigung für diese Person oder die Gruppe aktiviert werden.

Jede Person in Matterial kann selbst einstellen, ob und wann sie E-Mail Benachrichtigungen erhalten möchte (sofort, einmal täglich, nie): Öffnen des rechten Menüs > Einstellungen > Kontakt & Benachrichtigungen.

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Speichern & Veröffentlichen

• Speicherung in Matterial funktioniert nicht automatisch, sondern bleibt eine bewusste Entscheidung, auch damit die Änderungs- und Versionshistorie nachvollziehbar bleibt. Sobald ein Dokument gespeichert wird, hat es den Status „Entwurf“. Damit werden Personen, die dem Dokument evtl. schon folgen noch nicht benachrichtigt und nur berechtigte Personen dürfen den Entwurf sehen.
  Beim Veröffentlichen wird die Versionsnummer hochgezählt und Benachrichtigungen versandt. Nur eine veröffentlichte Version lässt sich mit anderen Versionen vergleichen.
  Es ist nicht nötig, zuerst zu speichern und dann zu veröffentlichen. „Veröffentlichen“ beinhaltet bereits den Speicherprozess.

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Prüfung

• Über den „speichern“ Knopf im Editiermodus eines Dokuments kann eine Prüfung beantragt werden. Dazu klickt man auf den Pfeil neben dem Knopf und wählt Prüfung beantragen. Danach wählt man die entsprechende Prüfgruppe aus und die Prüfungsanfrage wird versandt.

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Mehrsprachigkeit

• Mit dem Mehrsprachigkeitsfeature ist es möglich, sowohl die Sprache der Benutzeroberfläche als auch der Dokumente bzw. Dokumentversionen einzustellen. Dabei wird das Dokument nicht dupliziert. Es behält dieselbe ID und es werden lediglich neue Sprachversionen zum Dokument angelegt, zwischen denen gewechselt werden kann.

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Single Sign-On

• Anstatt Benutzername und Passwort zu verwenden, kann mit Matterial ein Single Sign-On genutzt werden. Aktuell werden unterstützt:
• Google
• Microsoft
• Cobot

Kunden mit Installationen auf eigenen Servern können außerdem ihr Active Directory nutzen. NTLM und LDAP werden unterstützt.

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Linke Navigation

• Hier befinden sich das Stöbern in allen Dokumenten, Dokumentvorlagen, alle Funktionen der Administration, die persönliche Ablage sowie eine Schnellübersicht der gespeicherten Suchen.

Dokumente finden

• Dies ist ein alternativer Weg zur Suche um ein Dokument zu finden. Es werden zunächst alle Dokumente angezeigt. Sie können sortiert oder nach Kategorien gefiltert werden. Das ist hilfreich, wenn ein Dokument über die Suche nicht gefunden wurde oder man nicht genau weiß, nach welcher Information man sucht.

Personen finden

• Hier ist das Verzeichnis aller Personen einer Instanz (Personen erscheinen nicht in der normalen Dokumentsuche). Hier kann nach Personen gesucht oder gefiltert werden. Ein Klick auf eine Person zeigt die persönlichen Informationen sowie zugehörige Dokumente an.

Dokumentvorlagen

• Eine Übersicht über alle von mir erstellten und für mich freigegebenen Dokumentvorlagen. Sie können von hier aus verwendet, bearbeitet oder als Favorit gespeichert werden.

Papierkorb

• Dies ist mein persönlicher Papierkorb, in dem alle Dokumente liegen, die ich dorthin verschoben habe und die sich in der eingestellt Vorhaltezeit befinden, bevor sie endgültig gelöscht werden.

Hilfe

• Verweis auf die Hilfeseite von matterial.com

Persönliche Ablage

• Übersicht über alle Dokumente in meiner persönlichen Ablage. Ein Dokument kann über den Knopf in der Dokumentansicht am Ende der Seite dort abgelegt werden. Mehrere Dokumente können nach einer Suche über den Button „auswählen“ hinzugefügt werden. Dazu werden sie mit der Checkbox markiert und über „zur persönlichen Ablage hinzufügen“ dort abgelegt.
  Dort können verschiedene Stapelverarbeitungsaktionen mit allen Dokumenten in der persönlichen Ablage ausgeführt werden.

Gespeicherte Suchen Schnellübersicht

• Hier kann auf alle persönlichen gespeicherten Suchen zugegriffen werden, auch solche, die nicht auf dem Dashboard liegen.