Diese Beschreibung soll dir helfen, dein Wissensmanagement von Anfang an im Griff zu haben.

Matterial einrichten

Du hast Matterial in wenigen Schritten eingerichtet und für dein Team vorbereitet. Am besten, du öffnest einen neuen Tab in deinem Browser, um die Funktionen auszuprobieren und behältst dieses Dokument offen, um immer wieder nachschauen zu können.

Team einladen

Um neue Team-Mitglieder hinzuzufügen, gehe ins linke Menü und wähle „Administration“. Dort siehst du die Eingeladenen, die noch nicht bestätigt haben sowie alle Team-Mitglieder und du kannst neue Nutzer hinzufügen.

Gruppen erstellen und verwalten

Gruppen helfen dabei, dass den richtigen Leuten die richtigen Infos und Dokumente zur Verfügung gestellt werden.

Gehe ins linke Menü auf „Administration“. Gehe zu „Gruppen verwalten“. Dort erscheinen alle bereits existierenden Gruppen. Um eine neue Gruppe zu erstellen, scrolle nach unten.

Um Leute zu Gruppen hinzuzufügen, klickst du auf eine Gruppe und gibst ihren Nutzernamen oder die E-Mailadresse der Person ein.

Zugriffsrechte und Berechtigungen verwalten

Nicht jede*r soll alles in der Wissensbasis sehen oder bearbeiten können? Du willst sicherstellen, dass alle die Information bekommen, die sie brauchen, aber niemanden überfordern? Dazu erstellst du Rollen und definierst individuelle Berechtigungen.

Gehe ins linke Menu und klicke auf „Administration“. Gehe zu „Rollen verwalten“. Sort siehst du alle bestehenden Rollen. Um eine neue hinzuzufügen, gehe zum Ende des Bildschirms.

Um zu sehen, wer welche Rolle innehat, klicke auf die Rolle und bearbeite sie nach deinen Wünschen.

Kategorien für Dokumente erstellen

Kategorien helfen dir und deinem Team Informationen schneller zu finden und ein kohärentes System aufzubauen, in dem klar ist, zu welchem Teil deiner Organisation eine Information gehört.

In Matterial gibt es zwei Ebenen von Kategorien. Überkategorien heißen „Kategorie-Typen“. Sie können unendlich viele Kategorien haben, die dann Dokumenten zugeteilt werden können.

Gehe ins linke Menu und klicke auf „Administration“. Gehe zu „Kategorien verwalten“. Dort siehst du alle Kategorie-Typen. Klicke darauf, um sie aufzuklappen, Kategorien in einen anderen Kategorie-Typ zu verschieben, sie zu bearbeiten oder neue Kategorien hinzuzufügen. Um einen neuen Kategorie-Typ anzulegen, gehe zum Ende des Bildschirms.

Um einem Dokument Kategorien hinzuzufügen, gehe zu deinem Dokument und klicke auf „bearbeiten“. Finde „Kategorien“ in der Seitennavigation oder scrolle zur Kategorie-Sektion unterhalb des Dokuments.

Sprachen verwalten

Eine der Besonderheiten von Matterial ist das bisher beste System zum managen von mehrsprachigem Content.

Um als Admin die verfügbaren Dokumentsprachen einzustellen, gehe ins linke Menu und klicke auf „Administration“. Gehe zu „Sprachen verwalten“. Hier wählst du die Sprachen aus, in denen die Dokumente in deinem Matterial vorhanden sein sollen.

Die Standardsprache für Dokumente kannst du individuell für dich in deinen persönlichen Einstellungen ändern, ebenso wie die Sprache der Benutzeroberfläche.

Eigenes Logo einsetzen

Um das Matterial Logo mit dem deiner Organisation zu ersetzen, gehe im linken Menu zu „Administration“ und gehe unten zu „Logo verwalten“. Dort kannst du dein Logo in den passenden Dimensionen vom Computer hochladen.

Suche

Sobald du im Suchfeld anfängst zu tippen, bekommst du Vorschläge für deinen Suchbegriff aus der Datenbank. Nach der Eingabe des Suchbegriffs kannst du die Suchergebnisse verfeinern, nach Sprache, Kategorien, Prüfstatus, Berechtigungen und erweiterten Filtern.

Suchen speichern & Dashboard anpassen

In den Suchergebnissen erscheint rechts oben ein Button „Suche speichern“. Wenn du also deine Suchergebnisse so definiert hast, dass du alle Dokumente zu einem Thema (beispielsweise „Wissenstransfer“) angezeigt bekommst, kannst du durch Speichern immer wieder dazu zurückkehren.

Dazu gibst du einen Namen für deine Suche ein. Wähle aus, ob du die Suche nur für dich oder für bestimmte Gruppen speichern möchtest (Berechtigung erforderlich). Wählst du „Auf dem Dashboard anzeigen“, wird dir oder Gruppen deiner Wahl die Suche auf dem Dashboard angezeigt.

Gespeicherte Suchen erscheinen außerdem immer im linken Menu.

Schnellzugriff

Unter dem Suchfeld auf deinem Dashboard findest du die Sektion „Schnellzugriff“. Wenn du auf bearbeiten gehst, kommst du zu deinen Einstellungen und kannst dort Kategorien auswählen, die du in deinen Schnellzugriff legen kannst. Damit kommst du mit einem Klick vom Dashboard direkt zu allen Dokumenten, die mit der Kategorie veröffentlicht wurden.

Dokumente erstellen und editieren

Die Matterial Wissensbasis ist aus Dokumenten aufgebaut. Sie sind so flexibel, dass sie alle möglichen Arten von Inhalten abbilden können. Außerdem hängen an ihnen die essentiellen Eigenschaften, die dein Wissensmanagement produktiv machen.

Ein neues Dokument erstellst du vom Dashboard aus, mit dem Button „Neues Dokument“ ganz oben.

Füge Titel, Beschreibung und Inhalt hinzu

Ein guter Titel ist recht kurz, enthält aber wichtige Schlüsselwörter, die das Dokument aussagekräftig beschreiben und es leicht auffindbar machen. Überlege bei der Benennung des Dokuments durch den Titel auch, wonach dein Team suchen würde, wenn es das Dokument finden will.

Die Beschreibung kann ein kurzer Satz, einige Stichwörter oder ein Abstract sein, in dem du den Inhalt des Dokuments kurz erläuterst. Das hilft bei der Einordnung und beim wiederfinden des Dokuments. Zudem hilft die Beschreibung anderen Leser*innen einzuordnen, ob das Dokument für sie relevant ist.

Der Inhalt kann aus verschiedenen Bausteinen wie Text, Bildern, Videos, Tabellen usw. aufgebaut sein. Er wird ebenfalls in der Schlagwortsuche mit einbezogen.

Zum Formatieren kannst du, wie in anderen Schreibprogrammen, die Toolbar oder Formatierungsoptionen für Markdown, die du einfach eintippen kannst, ohne Knöpfe drücken zu müssen.

Toolbar:

Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis wird automatisch aus den Überschriften deines Dokuments generiert. Klicke darauf, um es zu öffnen. Klicke auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis, um zur Überschrift im Text zu springen.

Bilder und andere Dateien hochladen und einfügen

Über den „Einfügen“ Button in der Editor Toolbar kannst du Bilder hochladen und direkt an der Cursor Position in den Text einfügen. In der Vorschau und der Dokumentansicht werden sie dir angezeigt.

Ebenso kannst du andere Dateien zum Download direkt in den Text einfügen sowie Links zu Matterial Dokumenten oder Sonderzeichen.

Auch aus der „Anhänge“ Sektion unter dem Dokument kannst du Dateien direkt in den Inhalt an der aktuellen Cursor Position einfügen.

Dokumenteigenschaften hinzufügen

Unter dem Dokument befinden sich Sektionen für Anhänge, Aufgaben, Kommentare, Kategorien und Dokumenteigenschaften. Mit dem Anhaken einer Dokumenteigenschaft bekommt dein Dokument ein entsprechendes Label und wird in der entsprechenden Sektion auf dem Dashboard angezeigt.

Dokument teilen und Zugriffsrechte bearbeiten

In der Sektion „Berechtigungen“ legst du fest, wer Lese- und Schreibrechte auf dein Dokument haben soll. Dazu markierst du per Klick die entsprechende Gruppe. Klickst du zusätzlich auf das Stift-Icon erhalten alle Mitglieder der Gruppe Schreibrechte. Mit dem „Info“-Icon kannst du sehen, welche Personen sich in der Gruppe befinden.

Sollen nur Einzelpersonen Lese- oder Schreibrechte bekommen, kannst du sie individuell zum Dokument hinzufügen.

Speichern und veröffentlichen

Deinen Fortschritt im Dokument speicherst du jederzeit mit dem „Speichern“-Button oben oder mit STRG + S. Damit ist dein Dokument im Entwurfszustand.

Um eine neue, gültige Version zu veröffentlichen, klickst du auf den Pfeil neben dem „Speichern“-Button und wählst „Veröffentlichen“. Damit werden alle Änderungen als neue Version aktiv und in der Änderungshistorie verfolgbar.

Arbeiten mit Dokumenten

Dokumentenansicht

In der Dokumentenansicht gibt es ebenfalls die Möglichkeit, Aufgaben und Kommentare zu verfassen sowie die Änderungshistorie einzusehen.

Schmale & breite Ansicht

Matterial Dokumente sind für das Lesen und Schreiben von Text optimiert. Es gibt aber Inhalte, z.B. Tabellen, für die eine breitere Ansicht angenehmer ist.

Mit einem Icon rechts oben kann in der Dokumentenansicht zwischen der breiten und schmalen Ansicht hin- und hergeschaltet werden.

Autoren können per Dokumenteigenschaft (s.o.) festlegen, ob ihr Dokument standardmäßig breit oder schmal angezeigt werden soll. Leser*innen können dann trotzdem selbst entscheiden, wie sie das Dokument lesen möchten.

Zu Favoriten hinzufügen

Häufig verwendete Dokumente können mit dem Stern am oberen rechten Dokumentrand in der Dokumentenansicht zu den Favoriten hinzugefügt werden. Zugriff auf deine Favoriten hast du über das rechte Menu unter „Favoriten“.

Download

Dokumente können als PDF Datei heruntergeladen werden. Dazu gehe in der Dokumentansicht ans Dokumentende und klicke auf „PDF herunterladen“.

Dokumentvorlagen

Dokumentvorlagen findest du im linken Menu. Dort kannst du neue Vorlagen erstellen sowie bestehende verwenden oder bearbeiten.

Wenn du ein einfaches Dokument als Vorlage speichern möchtest, öffne das Dokument in der Dokumentansicht und gehe ganz nach unten. Dort findest du den Button „Als Vorlage verwenden“.

Du kannst ein Dokument direkt aus einer Vorlage zu erzeugen. Vom Dashboard aus klickst du auf den kleinen Pfeil neben dem „Neues Dokument“ Button. „Aus Vorlage“ führt dich zu allen verfügbaren Vorlagen. Wenn du in der Übersicht der Vorlagen oder in der Ansicht einer Vorlage eine Vorlage mit dem Stern als Favorit markierst, wird dir diese Vorlage direkt unter „Aus Vorlage“ als Abkürzung angezeigt. Mit einem Klick kannst du sie direkt verwenden.

Stapelverarbeitung in der persönlichen Ablage

Wenn du nach einem Begriff gesucht hast, kannst du aus der Suchergebnisliste mehrere Dokumente in deine persönliche Ablage legen, um sie dann zusammen weiterzuverarbeiten.

Gehe in der Suchergebnisliste rechts oben auf „Auswählen“. Wähle die gewünschten Dokumente mittels der Checkbox aus und wähle „Zur persönlichen Ablage hinzufügen“.

Deine persönliche Ablage findest du im linken Menu. In der persönlichen Ablage kannst du die dort abgelegten Dokumente mit „Aktionen“ gezielt weiterverarbeiten.

Aufgaben

Aufgaben beziehen sich in Matterial immer auf ein Dokument. Um eine Aufgabe zu erstellen, öffne ein Dokument im Ansichts- oder Bearbeitungsmodus. Unterhalb des Dokuments findest du die Sektion „Aufgaben“. Gehe auf „Hinzufügen“, gib die Aufgabe ein und wähle optional ein Fälligkeitsdatum. Dann wähle eine Gruppe oder eine Einzelperson aus. Ist eine Gruppe ausgewählt, wird jeder Person in der Gruppe die Aufgabe angezeigt. Eine Person kann sie dann annehmen.

Um zu sehen, welche Aufgaben dir zugewiesen wurden, öffne das rechte Menu und klicke auf „Aufgaben“.

Um den Status von dir erstellter Aufgaben einzusehen, öffne das rechte Menu und klicke auf „Erstellte Aufgaben“.

Kommentare

Um einem Dokument einen Kommentar hinzuzufügen, öffne ein Dokument im Ansichts- oder Bearbeitungsmodus. Unterhalb des Dokuments findest du die Kommentare. Gib deinen Text ein und füge optional eine Person hinzu, indem du ein „@“ gefolgt von dem Namen der Person eintippst. Wähle sie aus und die Person bekommt eine E-Mail als Benachrichtigung.

Versionsvergleich

Um Dokumentversionen miteinander zu vergleichen und somit zu sehen, was sich geändert hat, klicke in der Dokumentansicht am Dokumentende auf „Versionen“, oder am Dokumentanfang auf die Versionsnummer in den Metadaten über dem Titel. Du kannst auswählen, welche Versionen du miteinander vergleichen möchtest. Im Änderungsverzeichnis kannst du per Klick zu den jeweiligen Änderungen springen.

Persönliche Einstellungen

Deine persönlichen Einstellungen findest du im rechten Menu, indem du auf dein Profilbild oben rechts klickst und unten in der Leiste „Einstellungen“ anklickst. Dort kannst du deine Spracheinstellungen, persönliche Daten, Sicherheitseinstellungen und viele weitere persönliche Anpassungen vornehmen.

Noch Fragen?

Mehr Anleitungen und Antworten findest du auf unserer FAQ Seite. Kontaktiere uns jederzeit, wenn du individuelle Fragen hast, oder falls etwas für dich nicht funktionieren sollte.