„Wissen ist der „entscheidende Produktionsfaktor unserer Zeit“, wie Fredmund Malik erkannte. Aber nutzen wir das volle Potenzial dieses Produktionsfaktors?
Unsere Zeit ist geprägt von Dynamik, Schnelllebigkeit, Daten- und Informationsfluten. Die Fluten strömen auf uns ein. In Massen. Sie sind nicht greifbar, nicht aufzuhalten. Und dann? Enden sie auf Festplatten, Zetteln, in Clouds, Posteingängen, Meetings, Excel-Sheets, Word-Dokumenten und in Köpfen von Menschen, versiegen und werden in der Form nie wieder gesehen.
Ja, es ist schwierig, Informationsmassen zu bändigen. Doch sind wir uns nicht alle einig, dass es sich lohnt, eben diese zu kategorisieren und in einer eigenen Knowledge Base zu ordnen? So einfach und im Management relevanten Wissens innerhalb von Unternehmen doch so schwer! Der Paradigmenwechsel von der Datenspeicherung zur Datenverknüpfung, von der Informations- zur Wissensgesellschaft ist die große Aufgabe, denn das kollektive Wissen ist zur Grundlage unserer Arbeit und unseres Zusammenlebens geworden.
Die geistigen Kapazitäten der Menschen sind in den Fokus der Wirtschaft und der Unternehmen gerückt. Diese können weder von Wikis noch von Intranets, Festplatten oder Datenbanken ersetzt werden. Technologien können ohne Denkstrukturen, Datenverknüpfungen und den daraus resultierenden Problemlösungsansätzen eines Menschen nicht vergleichbar individuell agieren. Es überleben diejenigen Unternehmen, die eine lebendige Wissenskultur fördern, Wissen bereitstellen und dadurch effizient arbeiten. Diese Unternehmen erkennen wertvolles Wissen, nehmen es auf, entwickeln es weiter und können im Handumdrehen auf Herausforderungen reagieren. Sie nutzen die Digitalisierung, um Wissen zu vermehren. Sie verstehen es als Währung des 21. Jahrhunderts, als ihr Kapital.
Die Herausforderung dieser Unternehmen ist die Struktur von Wissen. Es ist nicht greifbar. Es ist nicht kategorisierbar. Es ist nicht von Natur aus zugänglich. Es ist unstrukturiert. Und Menschen? Sie sind in der Masse ebenfalls unstrukturiert. Jeder Mensch hat für sich seine eigene Struktur. Ihre Umgebung versuchen sie hingegen alle gleichermaßen zu strukturieren. Das Problem daran? Jeder versucht dies auf seine Weise. So werden Informationen und Daten unterschiedlich kategorisiert, geordnet und verbunden werden. Jeder schafft sich seine eigene Struktur, wobei diese meist unbrauchbar für andere ist. Das Resultat sind beispielsweise Ordnerstrukturen, in der keine Dateien wiedergefunden werden.
Das Institut McKinsey hat herausgefunden, dass bis zu 30 % der Arbeitszeit dafür verwendet wird, Informationen zu finden – ein kompletter Arbeitstag pro Woche.
Klassische Ablagesysteme versuchen den Benutzern eine Struktur aufzuzwingen, die für sie nicht logisch ist. Einerseits finden sie dementsprechend die relevanten Informationen nicht umgehend. Andererseits wissen sie neue Informationen nicht an der für den anderen Mitarbeiter richtigen und logischen Stelle abzulegen.
Natürlich kann man nicht einfach aufhören, Wissen zu managen. Aber Wissen muss sich ebenfalls zu einem gewissen Grad selbst verwalten. Das kann nur funktionieren, wenn die wichtigsten Bereiche durch smarte Technologie unterstützt werden, die den Menschen im Zentrum hat. Eine smarte unterstützende Wissensmanagement-Software sollte folgende Eigenschaften erfüllen, um erfolgreich in Unternehmen implementiert werden zu können:
Flexibilität
Der Mehrwert des Tools wird zu großen Teilen durch seine Erreichbarkeit definiert. Die Wissensproduzenten und -konsumenten benötigen an jedem Ort, mit jedem Gerät und zu jeder Zeit einen Zugang zu den Wissensbeiträgen. Ideen müssen im Handumdrehen in die Knowledge Base aufgenommen werden können. Das macht eine Wissensmanagement-Lösung im Browser so effektiv.
Informationsaufnahme
Die Nutzer sollen das Wissensmanagement-System vollautonom anwenden können. Es soll selbsterklärend und ohne Hilfe anwendbar sein. Der Input – insbesondere der zeitliche – sollte einerseits äußerst gering sein und andererseits den Mehrwert, durch die Nutzung der Wissensmanagement Software, keinesfalls übersteigen. Höchste Effizienz muss garantiert werden.
Informationssuche
Moderne Suchmaschinen schlagen Suchbegriffe vor und helfen kontextabhängig die entsprechenden Informationen zu finden. Die Suche in dieser Wissensdatenbank muss mit dieser etablierten Suche vergleichbar sein.
Informationsverteilung
An jedem Ort, mithilfe jeden Geräts und zu jeder Zeit sollten die für den jeweiligen Nutzer relevanten Informationen zur Verfügung gestellt werden. Auch sollte es eine Möglichkeit geben, manche Informationen nur bestimmten Nutzern übermitteln zu können. Erst mit diesen Parametern wird Wissen als Währung einsatzfähig. Nur so findet ein lebendiger Austausch statt.
Die Information und das Wissen müssen also
- schnell sein – in der Aufnahme, Anforderung, Verteilung und dem Finden von Wissen
- überall zugänglich sein — von jedem Ort und jedem Gerät aus
- übersichtlich bleiben — in Konsum und Produktion, indem man Standards verwendet, die für alle funktionieren
- persönlich relevant sein — nur wenn ich die Wichtigkeit für mich erkenne, werde ich Arbeit investieren
Willkommen bei Matterial
Deshalb haben wir Matterial entwickelt. Unsere Kunden sagen, die Zeit, die Nutzer für das Finden von Information aufwenden müssen, geht gegen null. Wir glauben, dass modernes Wissensmanagement nicht auf alte Paradigmen aufbauen sollte. Stattdessen nutzen wir smarte Technologien, die dort Struktur geben, wo sie beim Aufbau einer Wissensdatenbank benötigt werden, alle unterstützt ihr Knowhow in der eignen Knowledge Base abzulegen und benötigten Informationen jederzeit schnell und einfach zu finden.
