Matterial

Wie Wissensmanagement Ihnen hilft, wertvolles Know-how im Unternehmen zu halten und weiterzugeben

Irgendwann gehen Ihre besten Mitarbeiter und Kollegen in den Ruhestand. Vielleicht haben sie Sie schon viele Jahre begleitet. Sie kennen das Unternehmen, haben es eventuell sogar mit aufgebaut, Prozesse mitentwickelt oder perfektioniert.

Diese Menschen haben einen Wissensschatz angesammelt, der von unermesslichem Wert für das Unternehmen ist. Und bald gehen sie mitsamt dieses Wissenskapitals in den Ruhestand. Oder sie nutzen ihre Expertise für andere Herausforderungen in einer höheren Position, in einem anderen Unternehmen. Ihr Wissen nehmen sie mit, denn man bekommt es ja nicht aus ihren Köpfen in die der anderen Mitarbeiter. Oder doch?

Fakt ist: Verlassen langjährige und erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen, hinterlassen sie eine Lücke. Diese Lücke kann mehr oder weniger groß sein. Das liegt an Ihnen.

Als Inhaber / Geschäftsführer liegt es in am Herzen, dass Wissen so weitergegeben werden kann, dass es für andere verfügbar und nutzbar bleibt. Erfolgreiche Unternehmensführungen etablieren eine Kultur, die das Teilen von Wissen ermutigt und fördert. Mit der Wissensmanagment-Lösung von Matterial können Sie nun Ihren Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge an die Hand geben, mit denen sie ihr Wissen strukturieren, umfassend und einfach aufnehmen und an die wichtigen Stellen verteilen können und alle profitieren von Nutzerfreundlichkeit. Gerade auch die Generation 50+ die als „Early Adopters“ schon vielfach die Einführung neuer Technologie im Unternehmen begleitet oder sie zum Teil mit erfunden hat, sind in der Lage ihr Wissen in unserem modernen Knowledge-Base einzubringen.

Einfachheit

Wissensmanagement-Software, die tagelanges Training und das Durchwälzen schinkendicker Anleitungen erfordert, arbeitet gegen Sie. Systeme müssen funktional und zielgerichtet funktionieren. Ein wenig Intuitivität bei der Benutzung schadet ebenfalls nicht. Mitarbeiter, die als Leiter oder Manager fungieren sollten dabei unterstützen, dass sich Mitarbeiter mit neuer Technologie wohlfühlen, auch indem sie verstehen, wie Software ihren Arbeitsalltag erleichtern kann.

Bis neue Prozesse etabliert sind, ist es hilfreich, einen oder mehrere Ansprechpartner bereitzustellen, die bei Problemen, Fragen oder Unsicherheiten zur Seite stehen. Es ist wichtig zu kommunizieren, dass diese Person(en) ausdrücklich mit Fragen zum Wissensmanagement behelligt werden können. Natürlich müssen ihnen dafür auch Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.

Benefits herausstellen

Neue Prozesse werden schneller und besser angenommen, wenn sie einen klaren Mehrwert für den Einzelnen und die ganze Firma erkennen lassen. Dieser Mehrwert muss kommuniziert werden. Für gutes Wissensmanagement lassen sich klare, sofort sichtbare Argumente finden:

Vereinfachung von Arbeitsabläufen
eine einzige Quelle, in der alle relevanten Informationen zu finden sind
effizienteres Arbeiten
weniger Zeit mit der Suche nach benötigter Information verschwenden
Arbeitsersparnis
weniger Frustration
Ressourcen schonen
Kollegen helfen

Persönliche Wichtigkeit erkennen

Alle möchten sich wichtig, relevant und wertgeschätzt fühlen. Das tut man, wenn man in Entscheidungen und Prozesse mit einbezogen wird und Arbeitsabläufe mitbestimmen kann. Wissensträgern kommt hier eine besonders große Rolle zu. Wissen zu vermitteln kann sehr erfüllend sein, solange es keine zusätzliche Arbeit schafft. Sehen Sie Ihre erfahrenen Mitarbeiter als Lehrbeauftragte für das ganze Unternehmen.

Egal wie groß oder klein die Organisation ist, nicht jeder hat das gleiche Interesse an Wissensmanagement und zugehöriger Technologie. Finden Sie heraus, wer sich mit welchem Aufgabenfeld und welcher Art von Schulung wohl fühlt. Die Technikfreaks werden sich in ewigen Schulungssessions zu Tode langweilen, während Menschen, die weniger affin sind, mehr an die Hand genommen werden müssen. Auf diese Bedürfnisse einzugehen, hilft neue Routinen zu etablieren und zeigt, dass niemand alleingelassen wird.

Letztlich müssen alle wissen, wie sich neue oder veränderte Prozesse auf ihren Arbeitsalltag auswirken, welche Veränderungen sie mit sich bringen und welche positiven Ergebnisse sie nach sich ziehen.

Wissensmanagement in den Alltag integrieren

Gute Richtlinien helfen, Routinen im Tagesgeschäft zu etablieren. Neue Software und neue Prozesse sollten Teil dieses Tagesgeschäfts werden, nicht zusätzliche Arbeit, die sich wie eine Bürde anfühlt. Lassen Sie also den Raum und die Zeit, allokieren Sie wöchentliche Arbeitszeit so, dass kein Druck entsteht und sich die Mitarbeiter mit den neuen Systemen auseinandersetzen können. Das zeigt ein Investment Ihrerseits zum Wohlergehen aller. Ermutigen Sie gerade die Wissensträger, Arbeiten, die ihnen alltäglich erscheinen, zu dokumentieren. Bieten Sie Ihre Hilfe an.

Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, macht es das für alle einfacher, neuen digitalen Prozessen zu folgen. Die Generation 50+ ist essentieller Bestandteil des intellektuellen Kapitals ihres Unternehmen.