Durch die DS-GVO müssen rechtliche Vorgaben einmal mehr erfüllt werden. Außerdem macht sie eine ausführliche und verständliche Dokumentation nun unerlässlich. Projekte, Prozesse oder Testabläufe müssen protokolliert werden, Anleitungen verfasst und Anweisungen verdeutlicht werden.
Von einer gewissenhaften und gut strukturierten Dokumentation profitiert jeder im Unternehmen. Stellen Sie sich vor, Sie sind neu im Unternehmen. An Ihrem ersten Arbeitstag und in Ihrer neuen Position fühlen Sie sich wie im Cockpit eines Spaceshuttles: Sie wollen fliegen, wissen aber nicht wie. Es gibt weder eine Übergabe noch eine Dokumentation der Arbeitsprozesse Ihres Vorgängers.
Der Grund? Niemand ist über den zusätzlichen Aufwand der Dokumentation glücklich.
Dokumentation muss einfacher und schneller werden und idealerweise keine zusätzlichen Aufwände erzeugen. Deshalb haben wir die Wissensmanagement Software Matterial entwickelt.
Wissensmanagement rettet den Tag
Keiner kann sich alles merken. Aber wenn man weiß, wo es dokumentiert ist, muss man das auch nicht. Wissensmanagement und Dokumentation sind das Rückgrat aller Projekte und Prozesse — wie der gut sortierte Werkzeugkasten eines Handwerkers: Alles ist dort, wo es hingehört. Zum Werkzeugkasten eines Unternehmens gehören Erfahrungen, Briefings, Dokumente, Daten, Berichte, Best Practices oder Learnings.
Mit solider Dokumentation greifen Sie auf das Know-how eines gesamten Teams zurück und integrieren neue Teammitglieder effizient.
Weitere Vorteile von ausführlicher und verständlicher in einer Wissensdatenbank strukturierter Dokumentation sind klar zu belegen:
- Die Fehlerquote sinkt,
- die Frustration sinkt,
- die Produktivität steigt,
- die Eigenverantwortlichkeit steigt,
- Sie schonen Ressourcen, weil Sie aus einem reichen Erfahrungsschatz schöpfen.
Trotzdem wird Dokumentation häufig stiefmütterlich behandelt — zu wenig, zu nachlässig, zu unvollständig. Der Grund: Der Werkzeugkasten fehlt.
Die Lösung gegen Wissensverlust: Wissensmanagement mit System
Dokumentation ist wichtig. Aber auch echt schwierig. Bis jetzt.
Wir haben eine Software entwickelt, die Wissensmanagement und Dokumentation neu denkt: eine neue, einfach zu benutzende Wissensdatenbank — Ihr aufgeräumter Werkzeugkasten. Die Komplexität der Prozesse und der Software ist nämlich häufig die größte Hürde für gute Dokumentation: Sie dauert zu lange und ist zu aufwendig, als dass man sie konsequent als Teil der eigenen Arbeit sieht und verständlich anderen zugänglich machen könnte.
Geschwindigkeit, einfache Benutzbarkeit, Vollständigkeit – Wissensmanagement und Dokumentation neu denken
Matterial setzt auf Geschwindigkeit in der Aufnahme und dem Finden von Information, einfache Benutzbarkeit, sodass jeder gleich versteht, wie es funktioniert und Vollständigkeit, indem kollaborativ an Dokumentationen gearbeitet werden kann.
Neues Wissen nehmen Sie damit im Handumdrehen in Ihrer Knowledge base auf und es wird automatisch einsortiert. Durch eine smarte Suche muss man sich nicht mehr durch Ordnerbäume klicken, um es wiederzufinden. Sie geben es den richtigen Leuten frei, und die werden darüber benachrichtigt.
Und das Beste ist: Durch Prüfmechanismen und Versionsmanagement können Sie sich immer darauf verlassen, die richtige, aktuellste Version Ihrer Wissensbeiträge vor sich zu haben.
Damit wird Dokumentation verlässlich und effizient.
Zentrales Wissensmanagement, im Browser
Mit Matterial halten Sie neues Wissen fest, immer wenn es auf Sie zukommt. Oder fordern neues Wissen an. Egal wo Sie sind, egal ob auf dem Firmenrechner oder dem privaten Smartphone.
Blitzschnelle Suche
Nicht mehr lange suchen, einfach finden. Die Suche ist zentraler Bestandteil von Matterial und so schnell und einfach wie Sie es aus den gängigen Suchmaschinen kennen. Damit geht keine Zeit mehr durch Nachfragen verloren.
Kollaboration
Zusammen geht alles besser. Arbeiten Sie gemeinsam mit dem ganzen Team an der Dokumentation ihrer Knowledge Base, denn alle haben ihren Teil dazu beizutragen.
Wissen jederzeit anfordern
Fehlt noch ein Teil der Doku, fordern Sie diesen einfach an. Mit Notifications wissen die richtigen Leute, was von ihnen benötigt wird und Sie werden benachrichtigt, wenn die Antwort kommt.
Dokumentation prüfen
Ist alles richtig? Nichts vergessen? Sind die Wissensbeiträge noch aktuell? Über Versionierungen behalten Sie den Überblick über den neusten Stand und wann sich etwas geändert hat.
Mehrsprachigkeit
Alle sollten von guter Dokumentation profitieren, am besten in ihrer eigenen Sprache. Mit Matterial legen Sie einfach denselben Wissensbeitrag in verschiedenen Sprachen an.
